Ziyaretçi takibiZiyaretçi takip sistemi
Önceden kayıt, girişte geçici kart, sorumlu personele e-posta ve çıkışta iade.
- Ziyaretçi kartı yalnız ziyaret süresince geçer
- Ziyaretçi gelince sorumlu personele haber verilir
- Kart çıkışta geri alınır
Bir ziyaret baştan sona
Ön kayıt
Ad, firma, ziyaret amacı ve saat aralığı girilir.
Giriş
Görevli geçici kartı verir ve ziyarete bağlar.
Bildirim
Sorumlu personele ziyaretçinin geldiği e-postayla bildirilir.
Geçiş
Ziyaretçi yalnız ziyaretin yetki grubundaki bölgelere, plan süresi içinde geçer.
Süre
Süre dolunca kart reddedilir; çıkışı yapılmamış ziyaret panelde işaretlenir.
Çıkış
Kart iade alınır ve başka ziyarette kullanılabilir.
Süre, alan ve yemekhane
Kartın yetkisi ziyaretin yetki grubu ve süresiyle sınırlıdır.
- Ziyaretçinin öğünü sorumlu personelin departmanına yazılır
- Günlük ziyaretçi sayısı panoda izlenir
- Saklama süresi dolunca ziyaretçinin adı ve ziyaret amacı kendiliğinden silinir
QR davetle self servis giriş
Ziyaretçiye e-postayla ya da panelden QR davet iletilir; ziyaretçi kodu kiosktaki okuyucuya okutur.
- Kod okutulunca ziyaret İçeride olur ve sorumlu personele e-posta gider
- Kiosk yazıcısı ziyaretçi etiketini basar, kartı görevli verir
- İstenirse ziyaretçi girişten önce KVKK aydınlatma metnini ekranda onaylar; onay kayda geçer
- Planlanan ziyaret sorumlu personelin Smart360 takviminde görünür
- Kod, ziyaretin başlangıcından en çok 2 saat önce geçerli olur
Ziyaretçiyi kabul edin
- Ziyareti kaydedin: Ad, soyad, firma, sorumlu personel, bitiş ve ziyaret amacını girin.
- Kartı verin: Ziyaretçi gelince Giriş'e tıklayın, kartı okutup “Kartı ver” deyin.
- Sorumluya haber gider: Ziyaret “İçeride” olur ve sorumlu personele bildirim gider.
- Kartı geri alın: Çıkışta “Çıkış · kart iade” ile ziyaret “Çıktı” olur.
Ayrıntısı ekran görüntüleriyle: Ziyaret planlamak, ziyaretçiye kart vermek
Sık sorulanlar
Ziyaretçi takip sistemi nedir?
Ziyaretçi takip sistemi, misafirlerin kimi ziyaret ettiğini, giriş ve çıkış saatlerini kaydeden ve geçici kartla yalnız izin verilen alanlara, izin verilen süre boyunca geçiş tanıyan sistemdir.
Ziyaretçiden kimlik numarası alınıyor mu?
Hayır. Smart360 Pass ziyaretçinin adını, soyadını ve isteğe bağlı firmasını kaydeder; kimlik numarası alınmaz.
Ziyaret süresi dolunca ne olur?
Ziyaretçi kartı hiçbir noktada geçmez ve panelde süresi dolan ziyaretçi uyarısı çıkar; görevli kartı iade alır.
Sorumlu personele haber verilir mi?
Evet. Ziyaretçi içeri alındığında sorumlu personele e-posta gider; bildirim kurum ayarlarından kapatılabilir.
Planlanan ziyaret sorumlunun takviminde görünür mü?
Evet. Sorumlu personelin kişi kartı Smart360 kullanıcısına bağlıysa ziyaret onun Smart360 takvimine eklenir; SmartMail ve SmartFiles takviminde de görünür. İptal edilen ziyaret takvimde iptal, tamamlanan ziyaret tamamlandı olarak işaretlenir.
Ziyaretçiden KVKK aydınlatma onayı alınabilir mi?
Evet. Ayarlarda kiosk KVKK onayı açılıp kurumun aydınlatma metni yazılırsa, QR davetini okutan ziyaretçi girişten önce metni kiosk ekranında okur ve onaylar. Onay zamanı ve onaylanan metnin sürümü ziyaret kaydına yazılır.
Ziyaretçiye kart nasıl verilir?
Ziyaretçi geldiğinde satırındaki Giriş'e tıklanır, kart okutulup “Kartı ver” ile verilir; çıkışta “Çıkış · kart iade” ile geri alınır.
Ziyaretçiye QR davet gönderilebilir mi?
Evet. Ziyaret kaydında ziyaretçinin e-postası yazılırsa QR davet e-postayla gider; ziyaretçi kodu kiosktaki okuyucuya okutarak giriş yapar ve sorumlu personele haber gider. Kod ziyaretin başlangıcından en çok 2 saat önce ve bitişine kadar geçerlidir.
Ziyaretçi akışınızı birlikte planlayalım
Resepsiyon, güvenlik ve sorumlu personel akışınızı anlatın; kart ve bölge yetkilerini birlikte belirleyelim.